보험설계사 고객관리, 카카오톡 자동발송으로 200명도 관리하는 방법

고객이 늘수록 카카오톡 보내는 손이 바빠진다

고객이 200명을 넘어가는 순간부터 하루는 카카오톡 알림으로 시작해서 카카오톡 알림으로 끝난다. 생일 축하, 보험 만기 안내, 명절 인사, 신상품 소개... 챙겨야 할 메시지는 계속 쌓이는데 하루는 24시간뿐이다. 한 명 한 명 손으로 복사해서 붙여넣다 보면 이름을 잘못 넣거나 날짜를 놓치는 실수도 생긴다.

이 글에서는 오토카봇을 활용해 카카오톡 고객관리를 자동화하는 방법을 단계별로 정리했다. 오토카봇은 새로운 메신저가 아니라 PC에 이미 설치된 카카오톡을 그대로 이용해 메시지를 자동으로 보내는 프로그램이다. 문자메시지가 아니라 평소 쓰던 카카오톡 계정에서 발송되기 때문에 고객 입장에서는 평소와 다르지 않게 메시지를 받는다.

손으로 200명을 관리하면 생기는 일

고객 수가 적을 때는 수동 발송도 그럭저럭 버틸 만하다. 문제는 고객이 100명, 200명으로 늘어나면서 시작된다.

• 생일이나 보험 갱신일을 스프레드시트에서 매일 확인해야 한다
• 같은 안내문을 고객마다 이름만 바꿔서 반복해서 붙여넣는다
• 바쁜 날에는 발송을 깜빡하기 쉽고 뒤늦게 알아차려도 이미 늦다
• 상품 안내는 텍스트, 이미지, 약관 PDF를 순서대로 보내야 하는데 매번 수동으로 챙기다 보면 순서가 꼬인다

이런 반복 작업에 매일 한두 시간씩 쓰다 보면 정작 상담이나 신규 고객 발굴에 쓸 시간이 줄어든다.

카카오톡은 그대로 두고 발송만 자동화한다

오토카봇은 PC 카카오톡을 그대로 이용하기 때문에 고객을 새 채널로 옮기거나 별도 앱을 설치하게 할 필요가 없다. 지금 쓰는 카카오톡 계정에서 아래 네 가지 기능으로 발송 과정만 자동화하면 된다.

1단계. 고객을 그룹으로 나눈다

먼저 카카오톡 친구와 채팅방을 생일자 그룹, 이달 만기 그룹, VIP 고객 그룹처럼 목적에 맞게 나눈다. 그룹 수에는 제한이 없어서 상품별, 지역별, 연령대별로 얼마든지 세분화한다. 한 번 나눠두면 이후에는 그룹 단위로 메시지를 보내면 된다.

2단계. {이름}, {날짜}로 메시지를 개인화한다

메시지 안에 {이름}, {날짜} 같은 변수를 넣어두면 수신자마다 알맞은 값으로 자동 치환된다. 200명에게 같은 문구를 보내도 받는 사람 입장에서는 자신에게만 온 메시지처럼 보인다.

3단계. 예약 발송으로 타이밍을 맞춘다

한 번만 보낼 메시지든, 매일·매주·매월·매년 반복해서 보낼 메시지든 분 단위로 예약해둔다. 생일 축하는 매년, 정기 안내는 매월 같은 식으로 한 번 설정해두면 이후에는 신경 쓸 일이 줄어든다.

4단계. 시나리오 발송으로 순서를 지킨다

상품을 안내할 때는 텍스트 → 이미지 → PDF 순서로 최대 10단계까지 이어서 보낸다. 안내 문구를 먼저 보내고 상품 이미지를 붙이고 마지막에 약관 PDF를 첨부하는 흐름을 한 번 만들어두면 이후에는 같은 순서로 반복해서 발송된다.

실전 메시지 예문

생일 축하 메시지 예시다.

{이름}님, 생일 축하드립니다! 오늘 하루도 건강하고 행복한 일만 가득하시길 바랍니다. 궁금하신 보장 내용 있으시면 언제든 편하게 연락 주세요.

보험 만기 안내 메시지 예시다.

{이름}님, 안녕하세요. 가입하신 보험이 {날짜}에 만기 예정이라 미리 안내드립니다. 갱신이나 상품 변경 관련해서 상담 원하시면 편하신 시간 알려주세요.

참고 영상

영상 출처: 천만설계사 유튜브 채널

주의할 점

발송은 PC에 설치된 카카오톡에서 이루어지기 때문에 예약 시간에 해당 PC가 켜져 있고 카카오톡이 로그인된 상태여야 한다. 라이센스는 1개당 PC 1대에서 사용하며, 다른 PC로 옮기려면 30일에 한 번만 이전 가능하다는 점도 미리 알아두는 게 좋다.

7일 무료체험으로 먼저 확인해보자

오토카봇은 신용카드 등록 없이 7일간 무료체험을 제공한다. 정식 이용료는 월 9,800원, 연 결제 시 98,000원이다(VAT 별도). 고객 200명을 카카오톡 하나로 관리하는 방법이 궁금하다면 오토카봇 홈페이지(https://autokabot.co.kr)에서 먼저 확인해보길 권한다.