카카오톡 단체메시지 한번에 보내는 방법, 소상공인 고객관리 자동화 가이드

단골 손님에게 카톡 하나씩 보내다 마감 시간을 넘긴 적 있는가

이벤트 안내나 재입고 소식을 알릴 때마다 고객 한 명 한 명 대화창을 열어 메시지를 복사해 붙여넣는 사장님이 많다. 고객이 50명만 넘어가도 한 번 발송에 삼십 분 넘게 걸린다. 중간에 이름을 잘못 적어 다시 보내는 일도 흔하다. 어떤 고객에게 이미 보냈는지 헷갈려 두 번 보내거나 아예 빠뜨리는 경우도 생긴다. 카카오톡은 문자보다 확인율이 높아 소상공인 사이에서 여전히 주된 고객 소통 창구로 쓰인다. 다만 사람이 손으로 반복하다 보니 정작 매장 운영에 쓸 시간이 줄어드는 게 문제다. 손님을 응대하거나 매장을 정리해야 할 시간에 휴대폰만 붙잡고 있는 사장님도 적지 않다. 발송 자체를 미루다가 타이밍을 놓치는 경우도 생긴다.

수작업 단체 발송에서 반복되는 문제

단체메시지를 손으로 돌릴 때 사장님들이 자주 겪는 어려움은 크게 세 가지로 정리된다. 각각의 문제는 발송 대상이 늘어날수록 더 커진다.

• 발송 시간이 오래 걸린다. 고객 수만큼 대화창을 열고 닫아야 한다. 인원이 많을수록 소요 시간도 그대로 늘어난다.
• 개인화가 어렵다. 이름을 넣으려면 한 명씩 수정해야 해서 결국 통일된 문구로만 보내게 된다. 받는 사람 입장에서는 광고 문자와 다르지 않게 느껴진다.
• 예약이 안 된다. 새벽이나 정해진 시간에 맞춰 보내려면 그 시간에 직접 앉아 있어야 한다. 영업 준비나 마감 정리와 시간이 겹치면 발송 자체를 포기하게 된다.

세 가지 문제 모두 사람이 하나하나 처리하는 구조에서 비롯된다. 발송 대상이 늘어날수록 이 부담은 줄어들지 않고 오히려 커진다.

카카오톡 단체메시지 한번에 보내는 방법 - 단계별 가이드

오토카봇은 PC에 설치된 카카오톡을 그대로 이용해 메시지를 자동으로 발송하는 프로그램이다. 문자가 아니라 평소 쓰던 카카오톡 계정으로 발송되기 때문에 고객 입장에서는 사장님이 직접 보낸 메시지와 다르지 않게 보인다. 아래 네 단계를 순서대로 따라가면 발송 준비가 끝난다.

1단계. 고객을 그룹으로 나눠 정리한다

친구 목록이나 채팅방을 기준으로 고객을 무제한 그룹으로 분류한다. 예를 들어 단골 고객, 이벤트 참여자, 신규 가입자처럼 목적별로 그룹을 나눠두면 발송할 때 해당 그룹만 선택하면 된다. 전체 고객에게 같은 공지를 보낼 때도 특정 그룹에게만 다른 안내를 보낼 때도 그룹 하나만 바꿔서 다시 쓴다. 한 번 분류해두면 다음 발송부터는 그룹 선택만으로 대상이 정리된다. 신규 고객이 늘어나도 그룹에 추가하기만 하면 된다.

2단계. {이름}, {날짜} 변수로 메시지를 개인화한다

메시지 안에 {이름}, {날짜} 같은 변수를 넣으면 수신자마다 자동으로 값이 바뀐다. {이름}님, {날짜}까지 쿠폰이 유효합니다 라고 써두면 그룹 안 100명에게 발송해도 각자의 이름과 날짜로 채워져 도착한다. 한 명씩 이름을 바꿔 적던 작업이 사라진다. 그러면서도 받는 사람은 자신에게 온 메시지로 느낀다.

3단계. 예약 발송으로 시간을 맞춘다

한 번만 보내는 발송은 물론 매일·매주·매월·매년 반복되는 발송도 분 단위로 예약해둔다. 매주 월요일 오전 10시에 주간 할인 안내를 보내야 한다면 그 조건을 한 번 설정해두는 것으로 끝난다. 이후에는 예약된 시간마다 자동으로 발송되기 때문에 정해진 시각에 자리를 지키고 있을 필요가 없다.

4단계. 시나리오 발송으로 순서를 짠다

텍스트 다음에 이미지, 그다음 PDF를 순서대로 보내야 하는 경우도 있다. 신메뉴 안내 문구 뒤에 사진을 붙이고 마지막에 상세 메뉴판 PDF를 첨부하는 식이다. 이런 흐름을 최대 10단계까지 미리 짜두면 순서가 뒤바뀌거나 빠지는 실수 없이 발송된다. 안내문, 사진, 첨부 자료를 매번 따로 보내던 과정을 한 번의 설정으로 묶어두는 셈이다.

실전 메시지 예문

그룹과 변수를 함께 쓰면 아래처럼 개인화된 메시지를 만든다. 두 예문 모두 {이름}과 {날짜} 변수만 채워 넣으면 그룹 전체에 그대로 적용된다.

{이름}님, 안녕하세요. {날짜}까지 방문하시면 전 메뉴 10% 할인 쿠폰을 드립니다. 매장에서 이 메시지를 보여주세요.

{이름}님, 지난달 남겨주신 리뷰 감사합니다. 이번 주 신메뉴를 먼저 맛보실 수 있도록 {날짜} 오전 10시부터 예약을 받습니다.

영상으로 살펴보는 카카오톡 단체메시지 발송

카카오톡에서 여러 명에게 메시지를 한 번에 보내는 기본 기능을 먼저 확인해두면 자동 발송 프로그램을 이해하는 데도 도움이 된다. 아래 영상에서 기본 화면과 조작 순서를 확인한다.

출처: 온선 [온라인 선생님]

발송 전 확인해야 할 점

이 프로그램은 PC에 설치된 카카오톡을 그대로 이용하는 방식이라 예약된 메시지가 발송되는 시간까지 PC와 카카오톡을 켜둬야 한다. 라이센스 1개는 PC 1대에 연결되고 다른 PC로 옮기는 이전은 30일에 한 번만 가능하다. 매장 컴퓨터를 교체하거나 자리를 옮길 계획이 있다면 이 점을 미리 감안해서 발송 일정을 짜는 게 좋다. 발송 예정 시간에는 PC를 켜둔 상태로 두는 편이 안전하다.

7일 무료체험으로 먼저 확인해보기

오토카봇은 신용카드 등록 없이 7일간 무료로 체험할 수 있다. 이후 이용료는 월 9,800원, 연 결제 시 98,000원이다(VAT 별도). 그룹을 나누고 변수를 넣어 예약 발송까지 직접 설정해본 뒤 매장 상황에 맞는지 판단해보길 권한다. 체험 기간에도 그룹 관리, 변수 개인화, 예약 발송, 시나리오 발송 기능을 모두 그대로 쓴다. 체험은 https://autokabot.co.kr 에서 신청한다.