부동산 중개인 매물 정보 카카오톡 단체 발송, 고객 그룹 관리하는 방법
매물 문자, 보내고 나면 늘 이런 생각이 듭니다
월말 문자 발송 요금 청구서를 확인하는 일이 반복됩니다. 신규 매물이 나올 때마다 같은 내용을 복사해 붙여넣고 이름만 바꿔가며 보내는 작업도 매번 다시 해야 합니다. 매수 희망 고객과 임대 문의 고객을 따로 관리하고 싶어도 엑셀 파일과 메모장을 오가며 손으로 분류하느라 시간이 오래 걸립니다. 문자는 스팸으로 분류되기 쉽고 카카오톡으로 다시 물어보는 고객도 많아 연락 채널이 둘로 나뉘는 문제도 있습니다. 이런 반복 작업 때문에 정작 손님 응대나 매물 답사에 쓸 시간이 줄어든다고 느끼는 중개인도 많습니다.
수동 발송은 한계가 뚜렷합니다
매물 정보를 고객 그룹별로 골라 보내려면 연락처를 매번 다시 정리해야 합니다. 신축 아파트 분양처럼 시점이 중요한 정보는 예약 발송이 필요하지만 문자 프로그램 대부분은 이 기능이 없거나 유료 옵션으로 따로 붙습니다. 문자 한 통에 들어가는 사진이나 도면 파일은 용량 제한 탓에 화질이 떨어지거나 첨부 자체가 안 되는 경우도 있습니다. 그룹 구분 없이 한 번에 보내다 보면 매수 희망 고객에게 임대 매물 정보가 섞여 들어가는 일도 생깁니다. 결국 중개인은 카카오톡 채팅방을 하나씩 열어 붙여넣기를 반복합니다. 고객이 늘어날수록 이 작업에 드는 시간도 함께 늘어납니다.
오토카봇으로 카카오톡 발송을 정리하는 방법
오토카봇은 PC에 설치된 카카오톡을 그대로 이용해 메시지를 자동으로 발송하는 프로그램입니다. 문자가 아니라 평소 쓰던 카카오톡 친구와 채팅방으로 발송되기 때문에 고객 입장에서는 늘 받던 채널 그대로 매물 소식을 받습니다.
1단계, 고객을 그룹으로 나누기
매수 희망, 임대 문의, 계약 완료 고객처럼 성격이 다른 연락처를 그룹으로 묶습니다. 카카오톡 친구와 채팅방에 있는 고객을 모두 그룹으로 포함하며 그룹 수 제한도 없습니다. 지역별, 평형대별로 세분화해 관리하고 발송할 때는 그룹만 선택하면 해당 고객에게만 메시지가 나갑니다. 이렇게 나눠두면 나중에 조건이 비슷한 고객만 골라 발송할 때 연락처를 다시 찾을 필요가 없습니다.
2단계, 변수로 메시지 개인화하기
{이름}, {날짜} 같은 변수를 메시지에 넣으면 수신자별로 자동 치환됩니다. 같은 문구를 그대로 보내도 실제로는 한 사람씩 다른 텍스트가 담긴 메시지가 나갑니다. 이름 외에도 상담 예정일이나 계약 만기일 같은 날짜 정보도 {날짜} 변수로 함께 바꿔 넣습니다.
3단계, 예약 발송으로 시점 맞추기
한 번 보내는 발송은 물론 매일, 매주, 매월, 매년 반복 발송도 분 단위로 예약합니다. 신규 분양 소식을 정해진 시간에 미리 등록해두면 당일 따로 챙기지 않아도 됩니다. 전세 계약 만기가 다가오는 고객에게 매년 같은 날짜에 안내 메시지가 자동으로 나가도록 설정해두면 갱신 시점을 놓치지 않습니다.
4단계, 시나리오 발송으로 자료 순서대로 전달하기
텍스트, 이미지, PDF 순서로 최대 10단계까지 이어서 보내는 시나리오 발송을 쓰면 매물 소개 문구 다음에 사진, 그다음 상세 도면 PDF까지 차례로 도착합니다. 고객이 자료를 하나씩 확인하는 흐름을 그대로 만듭니다. 신축 분양 매물처럼 설명할 내용이 많은 경우에 특히 유용합니다.
실전 메시지 예문
매수 희망 그룹에 보낼 신규 매물 안내 예문입니다.
{이름}님, 안녕하세요. 요청하신 조건에 맞는 매물이 새로 나왔습니다. OO동 84㎡, 전세 3억 원, 즉시 입주 가능합니다. 사진과 상세 도면 이어서 보내드리니 확인 부탁드립니다.
계약 완료 그룹에는 정기 안내도 보냅니다.
{이름}님, {날짜} 기준 관리비 납부 안내드립니다. 궁금한 사항은 채팅으로 편하게 문의해주세요.
발송 전 확인해야 할 것
대량 발송이라도 카카오톡 정책과 관련 법규는 그대로 적용됩니다. 수신 거부 의사를 밝힌 고객은 그룹에서 즉시 제외해야 합니다. 영업 목적 메시지에는 발신자 정보와 수신 거부 방법을 남겨야 합니다. 카카오톡 계정이 짧은 시간에 메시지를 지나치게 많이 보내면 일시적으로 제한이 걸리기도 해서 발송 간격을 두는 편이 안전합니다. 그룹을 정리할 때 이 부분부터 챙겨두면 이후 관리가 한결 수월해집니다.
7일 무료 체험으로 먼저 확인해보세요
오토카봇은 신용카드 등록 없이 7일 동안 무료로 써볼 수 있습니다. 이용료는 월 9,800원, 연 결제 시 98,000원이며 부가세는 별도입니다. 라이센스 1개는 PC 1대에서 사용합니다. 팀 단위로 여러 명이 나눠 쓰기보다는 개인 중개인이 자신의 카카오톡 계정으로 운영하는 구조에 맞습니다. 30일에 한 번 다른 PC로 옮길 수 있어 사무실 PC를 바꿀 때도 크게 번거롭지 않습니다. 자세한 내용은 오토카봇 홈페이지(autokabot.co.kr)에 있습니다.
참고 영상
카카오톡 예약 메시지 기능과 문자 앱을 비교한 영상입니다.
출처: 스마트리더 SmartLeader