필라테스 헬스장 회원권 만료 안내, 카카오톡 자동발송으로 해결하는 방법

이번 달도 회원권 만료일 체크하다가 하루가 갔다

필라테스 스튜디오나 헬스장을 운영하다 보면 매달 비슷한 일로 시간을 쓴다. 엑셀에서 회원권 만료일을 하나하나 확인한다. 만료가 임박한 회원에게는 문자를 보내고 며칠 안 나온 회원에게는 따로 연락을 돌린다. 수업이 끝나고 나면 이런 관리 업무가 밀려 있는 경우가 많다.

회원이 30명, 50명을 넘어가면 손으로 챙기는 방식은 한계에 부딪힌다. 만료일을 놓쳐서 재등록 타이밍을 놓치거나 문자 한 통 보내는 비용과 수고가 쌓이면서 정작 회원 응대에 쓸 시간이 줄어든다.

수동 관리가 힘든 이유

회원권 만료 안내를 수동으로 처리할 때 흔히 겪는 문제는 세 가지다.

• 만료일이 회원마다 달라서 매번 명단을 다시 확인해야 한다
• 문자메시지는 발송 건당 비용이 들고 스팸으로 분류되는 경우도 있다
• 출석이 뜸해진 회원을 따로 챙기려면 별도 시간을 내야 한다

카카오톡은 회원이 평소에 자주 확인하는 채널이다. 다만 회원 한 명 한 명에게 직접 대화창을 열어 메시지를 보내려면 시간이 오래 걸린다.

카카오톡 자동발송으로 정리하는 방법

오토카봇은 PC에 설치된 카카오톡을 그대로 이용해 메시지를 보내는 프로그램이다. 문자메시지가 아니라 평소 쓰던 카카오톡 계정으로 발송되므로 회원 입장에서는 원장님이 직접 보낸 메시지와 다르지 않게 받아본다. 활용 단계는 다음과 같다.

1단계. 회원을 그룹으로 나누기

친구 목록이나 채팅방 단위로 회원을 무제한 그룹으로 분류해둔다. "이번 달 만료 예정", "2주 이상 미출석", "신규 회원"처럼 나눠두면 그룹별로 다른 메시지를 발송할 때 대상을 다시 고르지 않아도 된다.

2단계. 이름과 날짜를 자동으로 채우기

{이름}, {날짜} 같은 변수를 메시지에 넣으면 수신자마다 다른 값이 자동으로 채워진다. "OO님, 회원권이 O월 O일에 만료됩니다" 같은 문장을 회원 수만큼 따로 쓰지 않아도 된다.

3단계. 예약 발송으로 미리 세팅해두기

한 번만 보내는 메시지뿐 아니라 매일·매주·매월·매년 반복 발송을 분 단위로 예약해둘 수 있다. 만료 7일 전 안내, 만료 당일 안내처럼 시점을 나눠 등록해두면 그다음부터는 따로 챙기지 않아도 정해진 시간에 발송된다.

4단계. 필요하면 자료도 함께 보내기

시나리오 발송을 이용하면 텍스트, 이미지, PDF를 최대 10단계까지 순서대로 이어 보낸다. 재등록 안내 문구 다음에 프로모션 이미지, 이용 약관 PDF를 붙이는 식으로 구성한다.

"{이름}님, 회원권이 {날짜}까지예요. 이번 주까지 재등록하시면 기존 혜택 그대로 이어드립니다. 궁금한 점 있으시면 편하게 답장 주세요." — 만료 안내 메시지 예문

"{이름}님, 요즘 스튜디오에서 못 뵈었네요. 컨디션은 어떠신지 궁금해서 연락드려요. 편하신 시간에 다시 뵙길 바랍니다." — 출석 독려 메시지 예문

참고할 만한 운영 사례

회원 관리 방식을 어떻게 짜야 할지 막막하다면 아래 영상이 참고가 된다.

출처: 시리얼 Sireal

주의할 점

예약 발송은 발송 시점에 PC와 카카오톡이 켜져 있어야 정상적으로 처리된다. 매장을 비우면서 PC를 꺼둔 채로 예약을 걸어두면 발송이 이루어지지 않는다. 운영 시간에 맞춰 PC 전원 상태를 미리 확인해두는 편이 안전하다.

무료로 먼저 확인해보기

오토카봇은 신용카드 등록 없이 7일 동안 무료로 체험할 수 있다. 이후에는 월 9,800원 또는 연 98,000원(VAT 별도)으로 이용한다. 라이센스 1개는 PC 1대에서 사용하며 30일에 한 번 다른 PC로 이전할 수 있다. 회원 관리에 들어가는 반복 업무를 줄이고 싶다면 autokabot.co.kr에서 먼저 체험해보길 권한다.