보험설계사 카카오톡 고객관리, 200명 넘을 때 자동화하는 방법
고객이 200명을 넘으면 카톡 하나 보내는 일도 버거워진다
계약자와 가망고객을 합쳐 어느새 200명을 넘겼다. 생일 축하 메시지, 보험료 납입일 안내, 갱신 시기 안내, 명절 인사까지 챙길 항목은 늘어나는데 하루는 그대로 24시간이다. 대화방을 하나씩 열어 이름을 바꿔 붙이고 보내다 보면 정작 상담에 쓸 시간이 줄어든다. 신규 상담을 늘리려면 기존 고객을 관리하는 데 드는 시간부터 줄여야 한다.
수동 발송으로는 관리 폭이 늘어나지 않는다
고객이 50명일 때 통하던 방식은 200명부터 한계를 드러낸다. 대화방을 일일이 찾아 이름을 바꾸는 사이 오탈자가 생기고 엉뚱한 대화방에 메시지를 보내는 실수도 늘어난다. 카카오톡 자체 화면에는 예약 발송 기능이 없어서 정해둔 시각에 자동으로 보내는 것도 불가능하다. 결국 중요한 안내를 며칠씩 늦게 보내거나 아예 빠뜨리는 경우가 생긴다. 매달 반복되는 납입일 안내만 해도 200명 기준으로 적지 않은 시간이 든다.
카카오톡 자동발송 프로그램으로 관리 체계 잡기
오토카봇은 PC에 설치된 카카오톡을 그대로 이용해 메시지를 자동으로 보내는 프로그램이다. 문자가 아니라 평소 쓰던 카카오톡 계정으로 발송되므로 고객이 받는 화면은 기존과 다르지 않다.
1단계. 그룹부터 나눈다
친구 목록과 채팅방을 기준으로 그룹을 무제한으로 만든다. 계약 상품별, 갱신 시기별, 소개 경로별로 나눠두면 안내 대상을 고를 때마다 목록을 뒤지지 않아도 된다. 예를 들어 자동차보험 갱신 예정 고객, 이번 달 생일인 고객을 각각 그룹으로 묶어두면 발송 대상을 매번 새로 추리지 않아도 된다. 그룹은 필요할 때마다 새로 만들거나 합칠 수 있어서 고객 수가 늘어나는 만큼 분류 기준을 다시 짜기도 수월하다. 200명을 넘긴 시점부터는 이 분류 작업이 전체 관리 시간을 줄이는 첫 단추가 된다.
2단계. 변수로 메시지를 개인화한다
변수를 문장에 넣으면 수신자마다 다른 값이 자동으로 채워진다. 똑같은 문구를 복사해서 붙여넣는 대신 한 번 작성한 메시지를 그룹 전체에 각자 맞는 내용으로 내보낸다. 이름과 날짜뿐 아니라 상품명, 갱신일처럼 사람마다 다른 값을 함께 넣어 문장을 짜면 발송 대상이 늘어도 손이 더 가지 않는다.
3단계. 예약 발송으로 시점을 놓치지 않는다
한 번, 매일, 매주, 매월, 매년 중 원하는 주기를 고르고 분 단위로 발송 시각을 지정한다. 납입일 안내나 정기 인사말처럼 반복되는 메시지는 한 번 설정해두면 이후로는 따로 손댈 일이 없다. 아침 출근 전 예약을 걸어두면 근무 시간 중 다른 업무에 집중할 수 있다.
4단계. 시나리오 발송으로 순서 있는 안내를 자동화한다
텍스트, 이미지, PDF 순서로 최대 10단계까지 이어 보내는 시나리오를 만든다. 상품 안내문 다음에 설명 이미지를 붙이고 약관 PDF까지 순서대로 보내는 식이다. 안내가 여러 단계로 이어질 때도 담당자가 매번 다음 자료를 챙기지 않아도 된다.
실전 메시지 예문
변수를 활용한 납입일 안내 메시지다.
{이름}님, 안녕하세요. {날짜}은 이번 달 보험료 납입일입니다. 자동이체 계좌 잔액을 미리 확인해 주시면 좋겠습니다.
예약 발송으로 미리 걸어두는 생일 축하 메시지다.
{이름}님, 생일 축하드립니다. 오늘 하루 편안하게 보내시길 바랍니다. 문의사항 있으시면 언제든 편하게 연락 주세요.
고객관리를 체계적으로 잡은 설계사들의 노하우는 아래 영상에서도 확인할 수 있다.
출처: 천만설계사 유튜브 채널
주의사항
라이센스 1개는 PC 1대에 연결된다. 다른 PC로 옮기려면 30일에 한 번만 이전이 가능해서 컴퓨터를 자주 바꾸는 환경이라면 미리 일정을 계획해두는 편이 낫다. 사무실 PC와 노트북을 번갈아 쓴다면 이전 횟수를 미리 계산해두어야 한다.
7일 무료체험으로 먼저 확인해보기
신용카드 등록 없이 7일 동안 체험한다. 이후에는 월 9,800원, 연 98,000원(VAT 별도) 요금제로 이용한다. 고객 목록을 정리해두고 그룹과 변수, 예약 설정을 하나씩 시험해보면서 자신의 관리 방식에 맞는지 확인해본다. 자세한 내용과 신청은 오토카봇 공식 홈페이지에서 확인한다.