봉사단체 행사 공지, 카카오톡 예약 발송으로 회원 참여율 높이는 방법
단체 톡방에 공지를 올려도 못 봤다는 회원이 꼭 있다
회원 행사를 준비할 때마다 반복되는 고민이 있다. 단체 채팅방에 공지를 올려도 알림을 꺼둔 회원은 놓치고 문자로 보내자니 한 통에 비용이 들어 예산이 부담스럽다. 결국 담당자가 회원 명단을 펼쳐놓고 이름을 하나하나 바꿔가며 메시지를 복사해 보내는 경우가 많다.
봉사단체나 비영리단체는 대부분 인력이 넉넉하지 않다. 정기 모임 하나, 후원 행사 하나 공지하는 데 몇 시간을 쓰면 정작 행사 준비나 회원 응대에 쓸 시간이 줄어든다. 회원 수가 수십 명을 넘어가면 이 부담은 더 커진다.
수동 발송으로는 참여 안내까지 챙기기 어렵다
행사 공지는 한 번 보내고 끝나지 않는다. 신청 안내, 일정 리마인더, 준비물 안내, 당일 장소 재확인까지 여러 단계를 거친다. 정회원과 신입회원, 봉사 이력이 있는 회원에게 각각 다른 문구를 보내야 하는 경우도 많다. 이 과정을 문자나 복사·붙여넣기로 처리하면 몇 가지 문제가 생긴다.
- 회원 수가 많아지면 이름과 일정을 일일이 바꿔 넣는 작업만으로 하루가 간다
- 문자는 발신 번호가 낯설어 회원이 스팸으로 오해하는 경우가 있다
- 리마인더를 깜빡하면 당일 불참자가 늘어난다
- 신청서, 준비물 안내, 지도 같은 자료를 순서대로 보내려면 매번 따로 챙겨야 한다
- 회원 그룹마다 문구를 다르게 보내려면 명단을 또 나눠야 한다
오토카봇으로 행사 공지부터 참여 안내까지 자동화하는 방법
오토카봇은 PC에 설치된 카카오톡을 그대로 이용해 메시지를 자동으로 보내는 프로그램이다. 문자가 아니라 평소 회원들이 쓰는 카카오톡으로 발송되기 때문에 열람률 걱정이 준다. 행사 공지 업무에 적용하는 방법을 단계별로 정리했다.
1단계. 회원을 그룹으로 나눈다
친구 목록이나 채팅방 단위로 회원을 무제한 그룹으로 분류한다. 정회원, 신입회원, 봉사 참여 이력이 있는 회원, 후원자처럼 목적에 맞게 나눠두면 행사 성격에 맞는 대상에게만 공지가 간다. 정기 모임은 정회원 그룹에, 신입 오리엔테이션은 신입회원 그룹에 따로 보내는 식이다.
2단계. {이름}, {날짜} 변수로 메시지를 개인화한다
그룹 전체에 같은 문장을 보내더라도 {이름}, {날짜} 같은 변수를 넣으면 받는 사람 이름과 행사 일정이 자동으로 바뀐다. 하나씩 손으로 고치지 않아도 회원마다 맞춤 메시지가 나간다.
3단계. 예약 발송으로 시점을 맞춘다
공지, 신청 마감 하루 전 리마인더, 행사 당일 아침 장소 안내처럼 여러 시점에 나눠 보낼 메시지를 미리 등록해둔다. 한 번만 보내는 공지는 물론 매주·매월 정기 모임 안내처럼 반복되는 일정은 분 단위로 예약해두면 매번 다시 설정할 필요가 없다.
4단계. 시나리오 발송으로 순서대로 안내한다
행사 안내문, 신청서 이미지, 준비물 목록 PDF처럼 여러 자료를 순서대로 보내야 할 때는 시나리오 발송을 쓴다. 텍스트, 이미지, PDF 순서로 최대 10단계까지 이어서 발송되도록 설정해두면 회원은 필요한 정보를 순서대로 받아본다. 안내문 다음에 신청서 양식을 붙이고 그 다음에 오시는 길 지도를 붙이는 식으로 구성한다.
실전 메시지 예문
다음은 실제 공지에 바로 활용하는 문구 예시다.
{이름}님, 안녕하세요. 이번 달 정기 봉사활동을 {날짜}에 진행합니다. 장소는 지난번과 동일한 시민회관 3층이며, 참여를 원하시면 답장으로 알려주세요.
{이름}님, 내일 {날짜} 오전 10시 행사가 시작됩니다. 준비물은 개인 컵과 장갑이며, 우천 시에도 실내에서 진행합니다.
공지, 리마인더, 당일 안내처럼 시점별로 문구를 미리 만들어두고 예약 발송에 등록해두면 행사 시즌마다 새로 작성하지 않고 날짜와 장소만 바꿔 재사용한다.
발송 전 확인해야 할 점
카카오톡은 개인 계정을 기반으로 동작한다. 짧은 시간에 너무 많은 인원에게 같은 메시지를 한꺼번에 보내면 계정 이용에 제한이 걸릴 가능성이 있다. 그룹별로 발송 시간을 나누고 예약 발송 기능으로 시간 간격을 둬 무리하지 않게 운영하는 편이 안전하다.
영상으로 먼저 확인해보고 싶다면
카카오톡 예약 발송의 기본 동작 방식이 궁금하다면 아래 영상이 참고가 된다.
영상 출처: 정말쉬운디지털
7일 무료체험으로 먼저 써보기
오토카봇은 신용카드 등록 없이 7일 동안 무료로 쓴다. 이용료는 월 9,800원, 연 결제 시 98,000원이며 부가세는 별도다. 라이센스 1개는 PC 1대에서 쓰고, 30일에 한 번 다른 PC로 이전이 가능하다. 다음 행사 공지부터 그룹, 변수, 예약 발송을 하나씩 적용해보면 반복 작업에 들어가던 시간이 준다.
오토카봇 홈페이지(https://autokabot.co.kr)에서 7일 무료체험을 시작한다.