원데이클래스 준비물·일정 안내, 카카오톡 예약 발송으로 자동화하는 방법

준비물 안내, 클래스가 늘어날수록 버거워진다

원데이클래스를 열다 보면 수업 하루 전마다 반복되는 일이 있다. 내일 오는 수강생들에게 준비물을 챙겨 오라고, 시간과 장소를 다시 알려주는 일이다. 클래스가 한두 개일 때는 카톡 단체방에 공지 하나 올리면 끝났다. 클래스 종류가 늘고 시간대가 나뉘면서 어느 순간부터 이 안내가 하루 일과의 상당 부분을 차지하기 시작한다.

도자기 클래스와 가죽공방 클래스는 준비물이 다르고, 오전반과 오후반은 시작 시간도 다르다. 수강생 이름을 하나하나 넣어 문자를 보내다 보면 복사와 붙여넣기 과정에서 실수가 생긴다. 바쁜 날에는 안내 자체를 깜빡해 당일에 준비물 없이 오는 수강생도 나온다.

일일이 손으로 보내는 방식의 한계

수작업 안내는 수강생 수가 적을 때는 큰 문제가 되지 않는다. 열 명, 스무 명을 넘어가면 이야기가 달라진다.

• 클래스마다 준비물이 달라 매번 문구를 새로 쓴다
• 이름과 시간을 바꿔가며 복사하다 오타가 생긴다
• 다른 업무에 밀려 안내 자체를 놓치는 날이 생긴다
• 준비물 미지참이나 노쇼로 수업 시작이 늦어진다

문자 발송 서비스로 이 문제를 풀어보려는 공방 운영자도 있다. 수강생 대부분은 문자보다 카카오톡을 먼저 확인하는 경우가 많다. 광고 문자함에 안내가 묻혀 놓치는 일도 흔하다.

카카오톡으로 준비물과 일정을 자동으로 보내는 방법

오토카봇은 PC에 설치된 카카오톡을 그대로 이용해 메시지를 자동으로 발송하는 프로그램이다. 문자가 아니라 평소 수강생들이 쓰는 카카오톡으로 안내가 도착한다. 공방 운영자 입장에서는 발송 채널을 하나로 정리하는 셈이다.

1. 클래스별로 그룹을 나눈다

친구 목록이나 채팅방을 기준으로 그룹을 무제한으로 만든다. 도자기반, 가죽공방반처럼 클래스별로 나누거나 오전반·오후반처럼 시간대별로 나눠두면 안내 문구를 매번 새로 쓸 필요가 없다. 그룹 단위로 발송 대상만 바꿔가며 쓰면 된다.

2. 이름과 날짜를 변수로 넣는다

{이름}, {날짜} 같은 변수를 메시지에 넣으면 발송할 때 받는 사람마다 자동으로 바뀐다. "홍길동님, 7월 22일 수업 준비물 안내드립니다"처럼 한 번 작성한 문구가 수강생마다 다르게 나간다.

3. 수업 전날 예약 발송을 걸어둔다

발송 시점은 한 번만 정해도 되고, 매주 반복되는 정기 클래스라면 매주 같은 요일에 자동으로 나가도록 정해도 된다. 분 단위로 시간을 맞춰, 수업 전날 저녁 8시처럼 정해둔 시각에 안내가 정확히 도착한다.

영상 출처: 정말쉬운디지털

4. 텍스트·이미지·PDF를 순서대로 보낸다

준비물 안내는 텍스트 하나로 끝나지 않는 경우가 많다. 준비물 사진을 같이 보여줘야 하거나, 오시는 길 지도나 유의사항을 PDF로 첨부해야 할 때도 있다. 시나리오 발송 기능은 텍스트 안내, 준비물 사진, 안내문 PDF까지 최대 10단계로 순서를 정해 이어 보낸다.

실전 메시지 예문

{이름}님, 내일 오후 2시 도자기 물레 클래스 안내드립니다. 편한 복장으로 와주시고 앞치마는 공방에 준비되어 있어 따로 챙기지 않으셔도 됩니다. 주차는 건물 뒤편 공영주차장을 이용해주세요.

{이름}님, {날짜} 가죽공방 첫 수업 준비물 안내입니다. 필기구만 챙겨 오시면 되고 나머지 재료와 도구는 공방에 모두 준비되어 있습니다. 수업은 3시간 정도 걸립니다.

발송 전에 확인해둘 점

이 프로그램은 PC에 설치된 카카오톡을 기준으로 동작한다. 예약해둔 시간에 메시지가 나가려면 발송 시점에 PC와 카카오톡이 켜져 있어야 한다. 공방 마감 후 PC를 꺼두는 습관이 있다면 예약 시간을 영업시간 안으로 맞추거나 PC 전원 설정을 미리 점검해두는 편이 안전하다.

7일 동안 무료로 먼저 확인해보기

오토카봇은 신용카드 등록 없이 7일간 무료로 체험 가능하다. 이용료는 월 9,800원, 연 결제 시 98,000원이며 부가세는 별도다. 라이센스 하나는 PC 한 대에서 쓰는 방식이고, 다른 PC로 옮겨야 할 때는 30일에 한 번 이전이 가능하다.

클래스가 늘어날수록 반복되는 안내 업무가 부담스럽다면 지금 쓰는 카카오톡 그대로 자동화를 시작해보면 된다. 오토카봇 홈페이지(autokabot.co.kr)에서 무료체험을 신청할 수 있다.