펜션 예약확정 안내와 체크인 문자, 카카오톡 자동발송으로 정리하는 방법
예약은 늘었는데 손은 그대로다
예약이 확정되면 곧바로 안내 메시지부터 보내야 한다. 체크인 날짜, 오시는 길, 주차 안내, 이용 수칙까지 손님마다 챙길 정보가 많다. 예약이 하루 한두 건일 때는 큰 무리가 없다. 문제는 성수기다. 예약 알림이 쉴 새 없이 뜨는 날에는 채팅창을 하나씩 열어 이름과 날짜를 바꿔 붙여넣다 보면 손님 이름을 잘못 적거나 날짜를 헷갈리는 일도 생긴다.
수동으로 보내는 안내 메시지, 어디서 무너지나
예약 확정 안내를 손으로 보낼 때 자주 걸리는 지점은 크게 세 가지다.
- 예약 확정과 체크인 안내 사이에 시차가 생긴다. 예약이 몰리는 날엔 늦게 확인한 건이 하루이틀 뒤에야 안내를 받기도 한다.
- 손님마다 체크인 날짜, 인원, 옵션이 달라 복사 붙여넣기 과정에서 오탈자가 나온다.
- 오시는 길 지도, 이용 수칙 PDF 같은 첨부 파일도 매번 따로 찾아 보내야 한다.
문자 대신 카카오톡으로 보내고 싶어도 결국 사람이 채팅창을 하나씩 열어야 한다는 점은 똑같다.
PC 카카오톡으로 예약확정·체크인 안내 자동화하기
오토카봇은 PC에 설치된 카카오톡을 그대로 이용해 메시지를 발송하는 프로그램이다. 문자가 아니라 평소 쓰던 카카오톡 계정으로 나가기 때문에 손님 입장에서는 사장님이 직접 보낸 메시지와 다르지 않게 받아본다. 아래 네 단계로 예약확정 안내부터 체크인 안내까지 자동화한다.
1단계 · 예약 손님을 그룹으로 나눈다
그룹 관리 기능으로 친구 목록과 채팅방을 원하는 만큼 그룹으로 분류한다. "체크인 예정", "체크인 당일", "퇴실 완료"처럼 예약 상태별로 그룹을 나눠두면 어느 그룹에 어떤 메시지를 보낼지 헷갈리지 않는다.
2단계 · 이름과 날짜는 변수로 자동으로 채운다
{이름}, {날짜} 같은 변수를 메시지에 넣어두면 발송할 때 수신자마다 다른 값으로 자동 치환된다. 예약확정 메시지 한 개를 만들어 그룹 전체에 보내도 손님마다 이름과 체크인 날짜가 맞게 들어간다.
3단계 · 체크인 하루 전 안내는 예약 발송으로 걸어둔다
예약 발송 기능은 한 번, 매일, 매주, 매월, 매년 반복 발송을 분 단위로 정밀하게 설정한다. 체크인 예정일 하루 전 오후 6시처럼 시각을 고정해두면 예약이 확정된 순간 바로 안내를 보내지 않아도 손님은 정해진 시간에 체크인 안내를 받는다.
4단계 · 오시는 길과 이용 안내는 시나리오 발송으로 이어 보낸다
시나리오 발송은 텍스트, 이미지, PDF를 순서대로 최대 10단계까지 이어 보내는 기능이다. 예약확정 안내 문구, 오시는 길 지도 이미지, 이용 수칙 PDF 순서로 한 번에 설정해두면 손님은 세 개의 메시지를 차례로 받는다.
참고로 보는 카카오톡 기본 예약 메시지 기능
PC 카카오톡 자체에도 예약 메시지를 보내는 기능이 있다. 개인톡이나 채팅방 하나에 예약 발송을 걸어두는 방식으로 오토카봇의 그룹, 변수, 시나리오 발송과는 별개다. 기본 기능이 어떻게 동작하는지 먼저 보고 넘어가면 차이를 이해하기 쉽다.
출처: 정말쉬운디지털(YouTube)
실전 메시지 예문
아래 예문을 그대로 쓰기보다 펜션 상황에 맞게 문구를 조정해서 활용하면 된다.
{이름}님, 예약이 확정되었습니다. 체크인은 {날짜} 오후 3시, 체크아웃은 다음 날 오전 11시입니다. 주차는 건물 앞마당에 자유롭게 하시면 됩니다. 궁금하신 점은 이 채팅방으로 편하게 남겨주세요.
{이름}님, 내일 {날짜} 체크인 예정이십니다. 오시는 길 지도와 이용 안내를 순서대로 보내드립니다. 안전하게 오시고 즐거운 시간 보내세요.
발송 전 확인해둘 점
라이센스는 PC 한 대에 연결된다. 30일에 한 번만 다른 PC로 이전 가능하다. 사무실 PC를 자주 바꾸거나 여러 대를 오가며 쓸 계획이라면 이 제한을 미리 확인해두는 편이 좋다.
무료로 먼저 확인해보기
오토카봇은 7일 동안 무료로 체험한다. 신용카드 등록은 필요 없다. 체험 후 이어서 쓸 경우 월 9,800원, 연 결제 시 98,000원이다(VAT 별도). 예약확정 안내와 체크인 메시지를 직접 걸어보고 지금 쓰는 방식과 비교해보면 판단이 쉬워진다. 사이트 주소는 autokabot.co.kr이다.